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Digitales Schriftgutmanagement

Verwaltungsarbeit ist nach wie vor häufig Papierarbeit. Trotz bemerkenswerter technischer Entwicklungen bleiben Briefe und andere Schriftstücke auf absehbare Zeit fester Bestandteil des Verwaltungsalltags. Die Folge sind momentan noch zahlreiche, die Produktivität ebenso wie die Qualität hemmende Medienbrüche: Daten müssen aus Formularen in IT-Systeme übertragen, dann ausgedruckt und weitergereicht, beim Empfänger erneut in dessen Fachverfahren eingegeben werden usw.



bild3In dieser Situation empfiehlt b.i.t.consult eine Doppelstrategie:

Ergänzend zum Ausbau von E-Government-Angeboten für jene Zielgruppen, die für die elektronische Kommunikation in besonderem Maße zu gewinnen sind, sollten Mittel und Wege gesucht werden, Medienbrüche auch in noch stark von der papierbasierten Kommunikation geprägten Prozessen zu vermeiden. Wird beispielsweise Schriftgut bereits im Posteingang digitalisiert, stehen die relevanten Daten von Beginn an für eine durchgängig elektronische Vorgangsbearbeitung zur Verfügung. Am Ende des Prozesses könnte der Postausgang zentralisiert werden, um die Aktivitäten rund um Druckoutput und Versand an einer Stelle zu bündeln und dadurch zu höheren Volumina und den damit verbundenen Kostenvorteilen zu gelangen.

 

Die durchgängige, IT-basierte Optimierung des gesamten Durchlaufs vom Posteingang über die einzelnen Fachprozesse bis zum Postausgang bezeichnen wir als Digitales Schriftgutmanagement (DSM).

 

b.i.t.consult bietet ein modulares Projektangebot zur Optimierung im Umgang mit Schriftgut an. Dies beginnt bei der Ermittlung von Basisdaten zu produktbezogenen Input- und Outputvolumina über die Analyse der in einer Verwaltung vorhandenen organisatorischen und technischen Voraussetzungen für DSM bis hin zur Optimierung des Umgangs mit Schriftgut in ausgewählten Fachprozessen und der Aufstellung einer „DSM-Summary“, die Handlungsfelder und Maßnahmen ebenso wie die zu erwartenden Wirtschaftlichkeitseffekte benennt.