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Geschäftsprozessmanagement

Die Organisationsstruktur von Verwaltungen bildet traditionell voneinander abgrenzbare Aufgaben- und Tätigkeitsbereichen ab. Verwaltungen sind funktional organisiert, was seinen deutlichsten Ausdruck in der Dominanz von Zuständigkeitsprinzipien findet.

Zweifellos verbinden sich mit den bestehenden Organisationsprinzipien wichtige Voraussetzungen für qualifizierte und an rechtsstaatlichen Prinzipien ausgerichtete Verwaltungsarbeit.

Doch sind mit dem Denken in „Organisationskästchen“ auch gravierende Nachteile verbunden: Die Gestaltung von Abläufen richtet sich nach bestehenden Strukturen und nicht nach den Bedürfnissen der Kunden.



bild2Fehlendes Denken in Prozessen führt zu Qualitätsproblemen, die am Ende der Kette höchst aufwändig beseitigt werden müssen. Die Kosten für die Erstellung von Leistungen sind hochgradig intransparent. Und schließlich können die Möglichkeiten moderner Informationstechnik für effizientere und effektivere Aufgabenwahrnehmung nur rudimentär genutzt werden, was angesichts der Situation öffentlicher Haushalte kaum noch hinnehmbar erscheint.

 

Die funktionale Organisation von Verwaltungen bedarf folglich der Ergänzung und in Teilen sich auch der Ablösung durch Prinzipien der Prozessorientierung.

 

 

Wie aber kann dies in die Praxis umgesetzt werden?

Womit soll eine Verwaltung beginnen und was ist zu tun, damit das Denken in Prozessen wirkungsvoll und dauerhaft die Organisation und die Arbeit von Verwaltungen leiten kann?

 

b.i.t.consult verfügt über reichhaltige Erfahrungen in der Analyse und Gestaltung von kommunalen Geschäftsprozessen. Mit Rückgriff auf unseren bestehenden Datenfundus und auf erprobte Instrumente und Methoden identifizieren wir Geschäftsprozesse, die besonders viele Ressourcen binden, dabei gleichzeitig Möglichkeiten für eine intensivere IT-Unterstützung bieten und damit in besonderem Maße für die prozessorientierte Reorganisation geeignet sind. Nach unserer Überzeugung besteht der Übergang zur prozessorientierten Verwaltung aus vielen Schritten, die sorgfältig geplant und umgesetzt werden müssen.

 

Die Dokumentation von Ist- und Soll-Abläufen erfolgt in der Regel unter Rückgriff auf die grafische Darstellung von Abläufen. b.i.t.consult war und ist wesentlich an der Entwicklung und Erprobung des kommunalen Fachmodellierungsstandards (FaMoS) des Kompetenzzentrums Digitale Verwaltung Nordrhein-Westfalen beteiligt. Diese Methode lässt sich mit einfacher Office-Software nutzen.

 

Ergänzend dazu haben wir gemeinsam mit Software-Partnern FaMoS in leistungsfähige Werkzeuge zur Dokumentation und Analyse von Geschäftsprozessen integriert. In unseren Projekten zum Geschäftsprozessmanagement erfolgen Auswahl und Nutzung geeigneter Software-Werkzeuge grundsätzlich in enger Abstimmung mit unseren Kunden und unter Berücksichtigung evtl. bereits genutzter Tools.